Analisis Sistem

          Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

          Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Dapat dilakukan dengan 2 cara :

1. Analisis terstruktur (structured analysis)
2. Analisis aliran data (data flow analysis)

Analisis terstruktur adalah :

1. Metode yang berusaha menstrukturkan proses penetapan kebutuhan, dimulai dengan dokumentasi sistem yang ada.
2. Prosesnya adalah mengorganisasikan dengan suatu cara tertentu yang menyertakan seluruh detail  yang relevan yang dijelaskan pada sistem saat ini.
3. Ketika detail yang relevan telah didapat, maka akan memudahkan proses verifikasi.
4. Kebutuhan yang telah teridentifikasi akan serupa diantara masing-masing analis dan akan disertakan solusi terbaik dan strategi untuk kesempatan pengembangan sistem.
5. Lembar kerja berbentuk kertas dibuat untuk dokumentasi sistem yang ada saat ini dan sistem yang diajukan merupakan cara komunikasi yang efektif.

Analisis aliran data dapat dilakukan dengan 4 pertanyaan berikut :

1. Proses apa yang dilakukan sistem ?
2. Data apa yang digunakan pada setiap proses ?
3. Data apa saja yang disimpan ?
4. Data apa saja yang dimasukan ke dalam sistem dan dikeluarkan dari sistem

 Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :

1. Menentukan lingkup sistem
2. Mengumpulkan fakta
3. Menganalisis fakta
4. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem.

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan. Langkah-langkah dasar analisis sistem yaitu : Identify, Understand, Analyze, Report.

IDENTIFIY

        Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan. Masalah ini yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Hal yang dilakukan dalam identifikasi masalah yaitu :

a.    Mengidentifikasi penyebab masalah

b.    Mengidentifikasi titik keputusan

c.    Mengidentifikasi personil-personil kunci/utama

       Analisis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi. Tugas mengidentifikasi dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.

       Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut, sebagai dasar identifikasi titik keputusan dapat digunakan dokumen paperwork

       Flow atau form flowchart bila dimiliki oleh perusahaan. Setelah titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja.

UNDERSTAND

      Tahapan ini adalah memahami kerja sistem yang ada dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey), sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).

      Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan  informasi yang ada seperti :

A.    wawancara merupakan cara yang paling efektif, merupakan sebuah pertukaran informasi antara pewawancara (analis sistem) dengan yang diwawancara (user). Perlu ada perencanaan, dan perlu ada tujuan khusus dan terdiri dari pertanyaan dan menjawab pertanyaan. Wawancara juga merupakan mekanisme feedback dan cara utama untuk mengumpulkan fakta lapangan dan melihat kesenjangan (gap) yang ada.

Terdapat  2 pertanyaan dalam wawancara :

a.    Open-ended, pertanyaan yang bersifat umum.

b.    Closed-ended, pertanyaan yang bersifat khusus.

Terdapat 2 format pemberian pertanyaan, yaitu

1.    Funnel format , diawali dengan pertanyaan umum, diakhiri dengan pertanyaan khusus

2.    Inverted funnel format, diawali dengan pertanyaan khusus, diakhiri dengan pertanyaan umum. Lebih mudah dikontrol pewawancara karena apa yang akan ditanyakan sudah pasti dan menghindari yang diwawancara menjawab bebas.

Cara yang terbaik adalah menghindari pertanyaan yang berasumsi, pernyataan dengan akhir “could you ?” atau “isn’t it ?”, seperti :

1.    “Should we use a PC-based network or a departmental computer ?”

2.    “When was the last time that you turned it your report late ?”

3.    “You agree with this report format, don’t you ?”

                       

Pertanyaan dibagi dalam 2 kategori :

1.    Primer, untuk topik khusus, direncanakan dan netral

2.    Sekunder, merupakan kelanjutan dari pertanyaan primer untuk mendapatkan tambahan informasi, tidak terencana.  seperti “Would you describe ?” atau “Would you please give me more details ?”

Wawancara juga dapat dibuat sebelumnya. Ada 2 sumber dasar informasi yaitu apa yang orang katakan calon yang diwawancarai dan sumber kedua adalah catatan atau dokumen organisasi seperti struktur atau resume organisasi. Setelah selesai mewawancarai, pewawancara sebaiknya menyimpan atau mencatat dan mengevaluasi hasilnya. Dan perlu dibuat ringkasan dan laporan ke manajemen dan ke yang diwawancarai untuk menunjukkan bahwa apa yang dikatakan mereka cukup penting untuk dicatat.

B.    Sampling

Sampling adalah aplikasi dari prosedur tertentu yang kurang dari 100% item dalam suatu survey untuk mengevaluasi atau estimasi beberapa karakteristik dari populasi. Sampling berguna untuk menentukan karakteristik atau nilai dari seluruh item yang akan dipergunakan hingga selesai. Terdapat 2 macam sampling :

1.    Sampling statistik, digunakan untuk mengontrol resiko sampling dalam sampling statistik.

2.    Sampling non statistik, analis menentukan ukuran sampling dan mengevaluasi hasil seluruh sample berdasarkan pertimbangan dan pengalaman.

Analis perlu mengetahui dimana harus dipergunakan jumlah sample yang besar dan dimana untuk jumlah sample yang kecil. Langkah/tahapan dalam perencanaan sampling untuk Sampling statistik mau pun non statistik, sama hanya dalam sampling statistik tidak menggunakan formula matematika dan tabel statistik.

1.    Menentukan tujuan sampling

2.    Mendefinisikan populasi dan unit sampling, dimana unit sampling dapat berupa record atau field dalam record.

3.    Menspesifikasikan karakteristik

4.    Menentukan ukuran sample, dalam sampling statistik, formula dan tabel digunakan untuk menentukan ukuran sample. Dalam non statistik, analis cukup menyatakan berdasarkan keputusan berapa banyak ukuran yang diperlukan.

5.    Menentukan metode pemilihan sample dan melaksanakannya. Hasilnya adalah harus merupakan sesuatu yang mewakili sample dari populasi. Ada 3 metode sampling : random number, sampling sistematis dan sampling blok. Dalam sampling sistematis, pemilihan setiap unit yaitu unit yang ke-n dari populasi. Interval antaranya disebut interval skip. Dalam sampling blok, pemilihan unit adalah dalam periode waktu khusus atau dimensi ruang.

6.    Mengevaluasi hasil sample dan membuat suatu inferensi (95% atau 5%)

C.   Observing

Observasi memiliki banyak tujuan. Analis dapat menentukan apa yang akan yang akan dilakukan, bagaimana dilakukan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, berapa lama dikerjakan, dimana dikerjakan, dan mengapa dikerjakan. Analis juga dapat berpartisipasi dalam pelaksanaan prosedur yang dilakukan oleh pegawai. Beberapa cara mengobservasi, diantaranya :

1.    Persiapan

·         Mengidentifikasi dan menentukan apa yang akan diobservasi

·         Mengestimasi waktu untuk observasi

·         Menjamin persetujuan manajemen untuk pelaksanaan observasi

·         Menjelaskan ke organisasi yang diobservasi, apa yang akan dilakukan dan mengapa.

2.    Pelaksanaan

·         Analis perlu terbiasa dengan lingkungan sekitar dan komponen dalam area yang diobservasi. Membiasakan dengan pekerjaan yang berjalan pada tempat tersebut.

·         Selama observasi, analis secara berkala melakukan pencatatan

·         Analis perlu mencatat hal-hal yang khusus. Deskripsi yang umum dan samar sebaiknya dihindari

·         Jika analis berinteraksi dengan orang-orang yang diobservasi, analis sebaiknyaberulang-ulang membuat komentar kualitatif dan penilaian

·         Analis perlu menunjukkan kebaikan dan keamanan selama observasi

Analis kemungkinan bisa tidak memiliki waktu banyak dalam mengobservasi. Untuk itu, teknik sampling dapat digunakan secara efektif untuk mengurangi Analisa waktu yang dibutuhkan dalam mengobservasi dan tetap dapat mengumpulkan fakta/ hasil yang pasti. Catatan analis dan impresi yang diberikan didokumentasikan dan diorganisasikan. Penemuan dan kesimpulan analis di-review dengan orang-orang yang diobservasi, dengan supervisor-nya, dan dengan analis yang lain.

Dari uraian diatas, maka pada tahapan ini yang harus dilakukan yaitu :

1. Menentukan jenis penelitian
2. Merencanakan jadwal penelitian meliputi : dimana penelitian akan dilakukan, apa dan siapa yang akan diteliti, siapa yang akan meneliti, dan kapan penelitian dilakukan. Termasuk :

  Mengatur jadwal wawancara

  Mengatur jadwal observasi

  Mengatur jadwal pengambilan sample

3. Membuat penugasan penelitian
4. Membuat agenda wawancara
5. Mengumpulkan hasil penelitian

            Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian juga tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/ O yang digunakan oleh sistem.

            Setelah jadwal dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan. Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

            Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :

    1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

    2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama

    3. Pengambilan sampel

    4. Formulir dan laporan yang dihasilkan sistem lama

    5. Elemen data

    6. Teknologi yang digunakan di sistem lama

    7. Kebutuhan informasi pemakai sistem/ manajemen

ANALYZE

      Menganalisis hasil dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis kelemahan sistem dan kebutuhan informasi pemakai/ manajemen, penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti  :

1.    apa yang dikerjakan ?

2.    bagaimana mengerjakannya ?

3.    siapa yang mengerjakan ?

4.    dimana dikerjakan ?

      Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya, dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan  :

1.    mengapa dikerjakan ?

2.    perlukah dikerjakan ?

3.    apakah telah dikerjakan dengan baik ?

      Sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria penilaian adalah : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity

ANALISA	DAFTAR PERTANYAAN
Distribusi pekerjaan	Apakah tugas & tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk masing2 personil dan unit organisasi ?
Pengukuran pekerjaan	Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? Apakah produktivitas karyawan memuaskan ? Apakah unit2 organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lancar ? Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih ? Seberapa perlu hasil dari tiap2 operasi ? Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data ? Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ? Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu mutakhir ?
Keandalan	Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing2-masing operasi diminimumkan ? Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?
Dokumen	Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ? Apakah masing2 dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ? Apakah tembusan dari dokumen perlu ?
Laporan	Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen yang ada ? Apakah terdapat duplikasi di file, catatan dan laporan-laporan ?
Teknologi	Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil, peralatan dan fasilitas lain) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi                  penundaan yang berarti ?

              

REPORT

      Report, merupakan kegiaatan membuat laporan-laporan hasil analisis diserahkan ke steering committee yang nantinya akan diteruskan ke pihak manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan. Tujuan penyerahan laporan :

1. Analisis telah selesai dilakukan
2. Meluruskan kesalahpengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan  dianalisis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).

      Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada Laporan hasil analisis ini sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.